非表示後のエクセルシートにロックをかけるというと難しそうに聞こえますが、実はブックの保護や解除はボタン1つをクリックするだけでとても簡単にできます。
エクセル初心者の私はこれまでこの「ブックの保護/ブックの保護の解除」機能を知りませんでした。
以前、見られたくないシートを非表示にして上司に提出したら、すべて再表示されて恥ずかしい思いをしたこともあります。
特に原価データや顧客情報など見られると困るシートにロックをかけたい場合は、非表示にしてからブックの保護をするのが最適です。
重要なエクセルシートを保護したい!という場合は一度試してみることをおすすめします♪
他にも「シートの保護」機能や、パスワードを忘れてロック解除できない場合の対処法についても解説しますのでぜひ参考にしてくださいね!
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エクセルシート非表示後のロック解除はワンクリック
エクセルシートを非表示にした後、再表示できないようにロックをしたり解除するには、ブックの保護がとても有効です。
私は初めて「ブックの保護」や「ブックの保護の解除」と聞いたとき、どうすればいいのかわからず先輩社員に一から教えてもらったことを思い出しました。
ワンクリックでできるこの方法を知ってからは、私はコピーされたり見られたくない顧客データなどを取り扱う際は必ずロックをかけるようにしています。
すると仕事も安心して任せてもらえるようになり、何より私のやる気もアップしました!
こちらは2種類の方法がありますので、早速解説していきましょう。
ブックの保護と解除は校閲タブから簡単にできる
校閲タブからブックの保護とブックの保護解除をするのが一番簡単な方法です。
校閲タブはエクセル上部にあるタブの一つです。
その下にリボンと呼ばれるボタンの集まった部分がありますが、そこにブックの保護やシートの保護のボタンもあります。
まずブックの保護の方法は、①校閲タブ内にある②ブックの保護をクリックします。
すると③パスワード画面が出るので入力して④OKをクリックします。
シート構成にレ点が入っていることで、エクセルシートの構成が変更できなくなります。
パスワードなしでもブックの保護はできるけど誰でも解除できてしまうので設定した方が安全ね!
⑤パスワードを再入力して、⑥OKボタンで完了です。
下記を見るとブックの保護がグレーアウトし、保護された状態になりました。指示通りに進むだけでできるのでとても簡単ですね。
右クリックすると、非表示や再表示できなくなっていることもわかります。
これでシート自体のコピーや移動、削除、名前の変更など構成に関わる部分はすべて操作不能となりました。
次にブックの保護の解除方法は、①校閲タブ内にある②グレーアウトしたブックの保護ボタンをクリックします。
③パスワード画面が出ますので設定の際に決めたパスワードを入力して④OKボタンで完了です。
先ほどグレーアウトしていた部分が消えて通常通りに戻っているのがわかります。
さらに右クリックするとすべての操作が選べるようになりました!
エクセル初心者の私も、この操作自体は簡単にできました。
しかし、ブックの保護というものがどんなもので、保護すると何ができて何ができないかなどについては正直なところわかっていませんでした。
言葉の意味やその効果を知ったうえで操作すると、さらに理解が深まると思います。
ファイル情報からもブックの保護や解除ができる
ファイル情報からもブックの保護と解除が可能です。
①ファイル情報内にある②ブックの保護から③ブック保護の構成を選んでクリックします。
するとパスワード画面が出てきますので、そこからは校閲タブの場合と同じ流れです。
解除方法も同じく上記③ブック構成の保護をクリックするとパスワード画面が出ますので入力して解除完了です。
私は普段、印刷をするとき以外はファイル情報を開く習慣があまりないため、校閲タブから保護する方がやりやすいと感じました。
ただ、どちらも簡単な方法ですのであなたがやりやすい方で一度試してみてくださいね。
表示から非表示に変えるだけではデータが守られない
非表示にするだけではデータが守られず、ブックを保護することでより安心して編集作業ができるようになります。
そもそも表示と非表示とは一体どういう機能なのでしょうか。
簡単に言うと、シートに入力した数値や計算式を消さずに不要なデータを隠して見やすくする機能です。
私もエクセルでデータをまとめた際、管理する項目が多くなり、必要なデータを探せずいつも苦労していました。
時には誤って数値を消してしまうこともしばしばありましたが、この表示と非表示の機能で私の場合は仕事の効率が格段に上がりました!
私以外でも仕事でこの機能を使う方はとても多いと思います。
他にも表示/非表示には便利な機能がたくさんありますので、気になる方はぜひこちらの記事をご覧ください♪
ブックを保護するとシートがコピーできなくなる
これまでブックの保護の操作方法について説明してきましたが、ブックの保護とはシートの構成を変更できないようにしてパスワードで保護する機能です。
例えば保護をかけることで以下の作業ができなくなります。
- 非表示化したエクセルシートの再表示
- エクセルシートの追加、移動、削除、非表示
- エクセルシートのコピー
- エクセルシートの名前の変更
- エクセルシートの見出しの色の変更
ここで注意したいのは、ブックを保護してもエクセルシートへの入力や編集は可能ということです。
私はてっきりブックの保護をしたら入力自体も出来なくなると思っていたので驚きました。
こちらに関しては、後述する「シートの保護」機能とも合わせて比較してみるとさらに違いがわかりますよ♪
シートを保護すると入力や行列の削除ができなくなる
シートの保護とはデータを変更したり移動、削除ができないようにシートのセルをロックしてパスワードで保護する機能です。
保護をかけると以下の作業ができなくなります。
- セルへの入力、選択
- セルへの書式設定、変更
- 行や列の削除、非表示や再表示
ブックの保護とは違って、セルへの入力はできませんが、逆にシートの追加や再表示など構成に関わる部分は操作が可能です。
セルとはエクセルシートの中の一つ一つのマス目のことよ!
特にセルに数式がたくさんかけられている場合などは、うっかり消してしまわないためにもシートの保護はとても重要な機能です。
シートの保護の方法は、ブックの保護と同じように①校閲タブ内の②シートの保護をクリックして③パスワード画面を入力し④OKボタンで完了です。
するとセル自体に何も入力や編集ができない状態になります。
私もシートが保護されていないものを編集していて、大事な数式を大幅に消してしまい迷惑をかけた記憶があります。
あの時、このシートの保護機能さえ知っていればと思うと今でも少し悔しいです。
前述したとおり、シートを保護するとセルはロックされますが、あらかじめロックする範囲を決めることもできるのでご紹介しましょう。
セルロックを解除すれば入力可能になるので便利
シートを保護するとセルはロックされますが、事前にロックする範囲を設定すると、そのセルは編集が可能になります。
これはチームなどでエクセルシートを共有する場合にとても便利です。
すべてのセルが編集できないとなるとチームで仕事を進める際に不都合が出てくる場合もあると思います。
セルの一部分はチーム全員が入力できるようにロックする範囲を決めてシートを保護すれば、作業効率も上がり、データが消える心配もありません。
まず左上の①を左クリックして全シートを選択し、右クリックで②のセルの書式設定を選びます。
セルの書式設定というポップアップが出るので、③保護タブ内の④ロックのチェックを外します。
これですべてのセルロックが解除された状態（入力ができる状態）になるので、今度はロックしたいセルの範囲を決めましょう。
左クリックした状態でロックしたい範囲をドラッグするとグレーアウトにかわるので、右クリックで⑤セルの書式設定を選択します。
すると前回と同じくセルの書式設定のポップアップが出るので今度は⑥保護タブの⑦ロックにチェックを入れて完了です。
これでグレー部分はセルがロックされた（入力ができない状態）ので、このままシートの保護をかけるとグレー部分のみ編集できなくなります。
最後に⑧シートを保護して、パスワードを設定するとすべて完了です。
パスワード画面では、チェックボックスにレ点が入っていることで、保護されたシート内でも編集可能なセルと不可能なセルが出てくることがわかります。
セルのロック解除については、エクセルが初心者の私にとって最初は少し難しく感じていました。
しかし実際に画面を見ながら一つ一つ確認して操作するとあっという間にできましたので苦手な方でもご安心ください。
私もちょうど会社で共有データを作っているので早速このセルロック解除を使って同僚を驚かせたいと思います!
パスワードを忘れた場合におすすめな解除方法
ブックの保護で設定したパスワードを忘れてしまった場合にどうすればいいのか本当に困りますよね。
私も以前保護されたブックのデータを扱う際に、パスワードがわからず大変苦労したことを覚えています。
その時はパスワードを設定した本人とすぐに連絡が取れたので何とか事なきを得ました。
しかしパスワード自体を忘れてしまった!という場合にも有効な方法はいくつかあります。
その中でも、初心者に特におすすめなのが「PassFab for Excel」という無料のパスワード解除ソフトです。
これを使えばエクセルシートの情報を壊す心配もなく、何より操作方法も簡単なのでぜひ試してみてください。
「PassFab for Excel」をダウンロードすると下記画面が出てくるので①をクリックします。
②をクリックし、パスワードで保護されたエクセルシートをインポートして③解除をクリックします。
少し時間を置くとエクセルシートの保護が完全に解除された状態になります。
パスワードがわからない状態でもこんなに簡単に解除ができる方法があることを私は初めて知りとても驚きました。
もちろんパスワードを忘れないことが一番重要ですが、万が一忘れた場合は初心者でも簡単に操作できますので一度お試しください。
まとめ
- 非表示にしたエクセルシートのロックと解除は、ブックの保護ボタンを押すだけで簡単にできる
- ブックの保護と解除の方法は2種類あり、校閲タブから設定解除する方法とファイル情報から設定解除する方法でどちらも簡単である
- 非表示化だけでは、データは守られないので安全性を高めるならブックの保護が有効である
- 表示と非表示はセルに入れた数値や計算式を消さずに不要なデータを隠して見やすくするので、仕事の効率は格段に上がるが安全性には少し欠ける
- ブックを保護するとエクセルシートの再表示や追加、移動、削除、非表示、名前の変更などができなくなるがセル自体への編集は可能である
- シートを保護するとセルへの編集ができなくなるが、あらかじめセルをロックする範囲を決めておけばチームでシートを共有する場合に便利である
- ブックの保護で設定したパスワードを忘れた場合には「PassFab for Excel」という無料のパスワード解除ソフトが操作も簡単で初心者におすすめである
初心者からすると一見難しそうに見えるブックの保護でも実際はボタン一つで簡単に設定や解除ができます。
言葉の意味や、効果がわかるとさらに理解も深まり、操作もしやすくなりますよね。
私はエクセルが苦手だったので、検索サイトで調べても用語やボタンの場所もわからず、これまでは最低限の機能しか使えていませんでした。
しかし実際に操作してみると、思っているよりも簡単でもっと早く学んでおけばよかったと本当に思います。
エクセルは多くの方が使うソフトだけあって、わかりやすくできているのだと今回改めて感じました。
あなたもぜひエクセルの機能を色々試して、私と一緒に仕事の効率を上げていきましょう!
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