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コミュニケーション能力を仕事に活かすには3つの力を鍛える事が大切!

仕事

コミュニケーション能力を仕事に活かすには、3つのスキルがポイントです。

「伝える力」「聴く力」「相手の気持ちを読み取る力」をバランスよく鍛えることで、人間関係が良好になり、そうすれば仕事もしやすくなりますよね。

私も、営業職として働いていた時代はコミュニケーション能力を上げるにはどうすべきか常に悩んでいました。

今思えば「伝える力」にとらわれて、相手の話を聞く力が足りなかったのだと思います。

今回はコミュニケーション能力を仕事に活かすための3つのポイントについて詳しく解説します。

コミュニケーション能力が高い人や低い人の特徴も見ながら、ぜひ自分に当てはめてみてくださいね。

他にも会話に悩んだときに読むおすすめの本などご紹介しますので、仕事に活かすためにまずは日常生活から意識してみましょう♪

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コミュニケーション能力を仕事に活かすポイントは3つ

コミュニケーション能力を仕事に活かすには3つのスキルがポイントです。

3つのスキル
  • 伝える力
  • 聴く力
  • 相手の気持ちを読み取る力

この3つのスキルはどれかが高ければいいというものではありません。

私は大学卒業後、初めての会社で営業を経験しましたが、自分の想いを相手に伝える難しさを感じ、毎日思い悩んでいました。

初めての壁にぶち当たっている私に、会社の上司が親身になって相談に乗ってくれたのを今でも覚えています。

相手の話を最後まで聴くだけでもずいぶん変わるわよ!

伝え方ばかりに気を取られていましたが、上司のアドバイスを実践したら、相手との会話がとてもスムーズになったのです。

今思えばこの3つのスキルのバランスが大事なポイントだったのだと思います。

私もまだまだ知らないそれぞれのスキルの重要性について、今回調べてみたので早速見ていきましょう♪

伝える力で仕事の効率や生産性をあげよう

自分の言いたいことを相手にわかりやすく伝えることで、仕事の効率や生産性は格段にアップします。

私も営業時代は、取引先でのプレゼンもありましたが、最初はうまく伝えられず理解してもらうのにかなり時間がかかっていました。

結局その間にライバル会社に仕事を取られたこともあったわ。

今思い返すと苦い思い出ですが、この経験があったからこそコミュニケーション能力の大切さに気付いたとも言えます。

「伝える力」があることでのメリットはたくさんあります!

伝える力のメリット
  • 自分の意見や提案が通りやすい
  • 頭で整理することで考える力が養える
  • 自分の考えを客観的に振り返れる

私自身、営業の経験があったからこそ、今でも人と話す前は一旦考える癖がつきました。

思いつくままに話すのではなく、まずは結論から話すように気を付けるだけで相手からの印象も変わったように思います。

今は主婦となり事務職に仕事も変わりましたが、この「伝える力」は十分活かせています。

仕事だけでなく、子供たちに関わる保育園とのやり取りでも、わかりやすく伝えることで行き違いがなくなるので日常生活においてもメリットは多いですよ♪

相手の話を聴くことで信頼関係が深まる

「聴く力」を養うことで相手との信頼関係が生まれます。

信頼関係はお互いに尊重し合えている人同士で成り立ちますよね。

私の今いる会社でも、話を遮って自分の話をする同僚がいますが、正直「私の話は聴いてもらえないのかな」と感じ、それ以上会話をしたいと思わなくなりました。

私は尊重されていないと感じてしまったのだと思います。

でもこのことって仕事に限ったことじゃないわよね!

主人や友人とのコミュニケーションでもそうですし、子どもだからといって話を聴かなくていいものでもありません。

逆に子どもたちの話を最後までしっかり聴くことで、家族としての信頼関係もより深まっていると私は感じています。

そういう意味では、「聴く力」を鍛えることは生活すべてにおいて活かせる大切なスキルですね!

観察することが相手の気持ちを読み取る第一歩

相手の気持ちを読み取るには、まずその相手に興味を持ち、観察することが大切です。

例えば、相手がありがとうと言ってくれていても、その表情が暗かったりすると、本心は違うのかなと思いますよね。

会社員時代、頑張り屋の同僚がいましたが、口では大丈夫と言いいながら表情が暗かったので話を聴くと、仕事で悩んでいたことがわかりました。

表面上は明るく弱音を吐かないため、一見気付かないのですが、これも「読み解く力」があったこそわかったことです。

その後輩とは10年以上たった今でも仲良くしています♪

私自身も上司や先輩が気持ちを読み取ってくれたからこそ、仕事を頑張ってこれたので、このスキルは聴く力同様、信頼関係を築くうえでとても大事なスキルだと思います!

では、これらのスキルが必要なコミュニケーション能力とは一体どういうものなのでしょうか。

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コミュニケーションとは一方的ではなく双方向のもの

コミュニケーション能力とは、自分と相手との意思疎通などをスムーズに行える能力です。

その中で大事なのはコミュニケーションは一方的ではなく「双方向のもの」だということです。

、コミュニケーション能力は何かと聞かれると正直どう答えていいのかわかりませんでした。

調べてみると、厚生労働省による若年者の就職基礎能力においてコミュニケーション能力の定義が記されていました。

(前略)

コミュニケーション能力・・・意思疎通、協調性、自己表現能力

(後略)

厚生労働省

私は昔から人見知りだったので、明るく外交的な人を見てコミュニケーション能力の高さに羨ましいと感じることも多くありました。

しかし、今回コミュニケーション能力を調べてみてわかったのは、決して外交的だからといってコミュニケーション能力が高いわけではないということです。

コミュニケーションは「双方向」なので、外交的でも相手の話を聴かず自分の話ばかりをするのはコミュニケーション能力が高いとは言えません。

これって「聴く力」が欠如しているとも言えるわよね!

逆に内気な性格でも、相手の話をしっかり聴いて会話のキャッチボールが上手な人もたくさんいますよね。

私の友人にも同じタイプはいますが、意外に営業職や接客業として働いていたりするので、そういうことかと納得です。

そんなコミュニケーションには大きく分けて2種類あるみたいよ!

言語能力だけでなく非言語能力も重要

コミュニケーションには大きく分けて「言語」と「非言語」があり、どちらも大切な能力です。

コミュニケーションの種類
  • 言語コミュニケーション:感情や価値観、意思などを言葉で伝えること
  • 非言語コミュニケーション:身振り手振り、表情や視線、声のトーンなど言葉以外で相手に伝えること

私はこれまでコミュニケーションをとるうえで、「相手にどう伝えよう」「何を話そう」など言語コミュニケーションに意識が向いていました。

しかし、いくら良いことを伝えているとしても、視線が合わなかったり、声が小さかったりすると話しづらい雰囲気になりますよね。

言葉がまとまらなくても、身振り手振りや表情で何とかなったこともあったわ!

他にも、アメリカの心理学者アルバート・メラビアンが提唱した「メラビアンの法則」でも面白い結果がわかりました。

コミュニケーションにおいて、言語・聴覚・視覚から受け取る情報が異なる場合、聴覚・視覚からの情報の影響が強くなることがわかったのです。

聴覚は「声質・声量・口調・テンポなど」で視覚は「しぐさ、表情、視線など」を指すため、この法則を見ても非言語コミュニケーションの大切さがわかりますよね。

この手段は意識するだけですぐに始められるのでおすすめです!

私も早速、会社で表情や視線に気を付けてみましたが、それだけで相手との会話がスムーズになった気がします。

非言語コミュニケーションが足りていないかもと感じたあなたも、すぐ実践できるので意識してみてくださいね♪

ではコミュニケーション能力の高い人とは一体どんな人なのかしら?

コミュニケーション能力が高い人の3つの特徴を解説

コミュニケーション能力が高いと言われる人には、大きく3つの特徴があります。

  1. 傾聴スキルが高い
  2. 伝わる話し方を重視している
  3. 相手との会話量のバランスが良い

私が営業時代に尊敬していた上司も、まさしくこの3つの特徴に当てはまっていたように思います。

1つ目の傾聴スキルは、いわゆる「聴く力」ですよね。私も今回調べていく中でこの聴く力の大切さは改めて理解できました。

2つ目の伝わる話し方って一体何だろう?

コミュニケーションには必ず相手がいるため、単に伝えるのではなく伝わらなくては意味がありません。

それには「PREP法」が有効です。PREP法とは分かりやすい文章や説明の構成を作るためのモデルで、私も営業時代に上司から教えてもらい、今も実践しています。

「Point(要点)」「Reason(理由)」「Example(具体例)」「Point(要点)」を順番に伝えることで相手に理解してもらいやすいというメリットがあります。

私は対話だけでなく、メールや報告書でもこのPREP法を取り入れ、結論から伝えるように意識しています。

すると相手からのレスポンスも良くなり仕事の効率もグッと上がりましたよ!

これは仕事において特に活かせる方法なのでぜひ試してみてくださいね。

3つ目の相手との会話量のバランスっていうのも結構重要よね。

傾聴力は大切ですが、聴いてばかりだと相手からすると自分ばかりが話していると感じて、逆に疲れてしまう可能性がありますよね。

私も主人や気の合う友人とは自然に会話も弾み、お互いがバランスよく話しているように思います。

もう少し調べてみると、アメリカの教育心理学者の論文にとても興味深いルールがあったのでご紹介します♪

会話上手な人が行っているルールを参考にしよう

会話上手な人が行っている行動にはいくつかルールがあります。

そんなルールがあるなら私も取り入れたいと思い、早速調べてみました。

会話上手な人のルール
  • ピンポンルール:1対1の会話では話すと聞くの比率を6対4(4対6)にすると会話が弾む
  • 信号機ルール:自分が続けて話す時間は30秒以内として相手にバトンを渡す
  • 一時停止ルール:相手の会話が途切れたら、すぐに話し始めるのではなく間を取る方が共感を得やすい

これまでの自分の会話を思い返すと、正直できていないことの方が多かったように思います。

特に会話が途切れるのが嫌で、私は比較的すぐに話し始めていたので、良くなかったのかと新たな発見でもありました。

確かに、すぐ話し始めたら相手からすると遮られた気分になって気分良くないかも…

このルールは仕事だけでなく、普段の生活にもすぐ取り入れられそうですよね。私も早速、主人相手に練習してみようと思います♪

コミュニケーション能力が低いと悩む人は結構多い

コミュニケーション能力の高い人とは対照的に、自分の言いたいことを伝えられなかったり、会話が続かないと悩む人も少なくありません。

私自身も、元々人見知りなので、営業職として働き始めた当初は、自分のコミュニケーション能力の無さに悩んだものです。

当時の私も含めて、コミュニケーション能力が低い人には典型的な特徴がいくつかあります。

  • 自分中心で一方的に話してしまう
  • 自発的な会話や行動が少ない
  • 話をうまくまとめられない

これらは一例ですが、自分にも当てはまるとドキッとした方もいるのではないでしょうか。

ただ、自分が苦手な部分をしっかり認識するだけでもずいぶん違うと思います。

私も元々は話をうまくまとめられずに悩んでいましたが、意識して「PREP法」などを取り入れることで今ではかなり改善したと感じています。

とはいえまだまだ、間の取り方や自発的な会話はうまくできていないのよね~

そういう時は、本に頼ってみるのもいいかもしれませんよ!

会話に悩んだら読むべきおすすめの本をご紹介

「伝える力」「聴く力」「読み解く力」の大切さを学びましたが、実際に何をすればよいかわからなければ、本から取り入れてみるのもおすすめです。

ネットで調べてみると多くのコミュニケーションに関わる本が出版されていることがわかり、私も驚きました。

私自身はあまり読んだことがなかったのですが、主人は仕事柄こういった本をよく読んでいたのでアドバイスしてもらいました。

初めに読むなら「人は話し方が9割」という本がおすすめだよ。

そう言われ読んだところ、今回調べた「伝える力」や「聴く力」についてもわかりやすく書かれていて、答え合わせをしているような感覚で今の私にぴったりでした。

今までこういった本は説教くさい感じがして正直敬遠していました。しかし意識が変わるとこんなにも感じ方が変わるのかと、教えてくれた主人に感謝です。

もしあなたも、何から始めていいか悩んだら、まずは自分にとって読みやすい本から取り入れてみるのもおすすめですよ!

今は本だけでなく、アプリやゲームでも会話力を鍛えるものも多くあるので、日常生活から気軽に始めるにはうってつけですね。

下記の記事では、ゲームでコミュニケーション能力を養うなど普段から取り入れられる方法も詳しく紹介しているのでぜひ参考にしてください♪

まとめ

  • コミュニケーション能力を仕事に活かすポイントは、「伝える力」「聴く力」「相手の気持ちを読み取る力」の3つをバランスよく備えることである
  • 「伝える力」を養うことで、自分の意見が通りやすくなるなどメリットも多く、仕事の効率アップにもつながる
  • 「聴く力」を養うことで相手との信頼関係も生まれ、これは仕事だけでなく家族間や友人間でも当てはまる
  • 「相手の気持ちを読み取る」にはまず興味を持ち観察することが大切で、聴く力と同じく信頼関係の構築には重要
  • コミュニケーションとは双方向のもので、言葉で伝える「言語」と表情で伝える「非言語」の2種類あり、メラビアンの法則で非言語の重要性が証明されている
  • コミュニケーション能力が高い人は、傾聴スキルの高さや伝わる話し方、会話量のバランスの良さなどが備わり、「PREP法」を自然に使い実践できている
  • 会話上手な人にはいくつかルールがあり、会話の比率や話す時間、間の取り方を意識すると相手との会話もスムーズになる
  • コミュニケーション能力が低いと悩む人は、一方的に話したり、自発的な会話が少ないなどいくつか特徴があるが、まずは自分で認識することが大切
  • コミュニケーション能力を鍛えるために何をすればいいか迷ったら、まずは自分が読みやすい本から取り入れてみるのもおすすめ

コミュニケーション能力を仕事に活かすには、3つのスキルが大切ですが、それぞれバランスよく鍛えることが重要です。

今回調べてみて、コミュニケーションには色々な法則や方法があることや、会話上手になるコツもあったりと、私にとって初めて知ることばかりで嬉しい情報が満載でした。

我が家の子どもたちも、今後学校生活や社会生活でコミュニケーションに悩む日が来るかもしれません。

そんな時サッと手を差し伸べてあげられるように、私も今回学んだことを実践してまずは自分のものにしたいと思います!

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