エクセルで行列の非表示と再表示を繰り返すときは、アウトライン機能を使ってボタンを表示させると便利です。
一度設定してしまえば、ボタンをワンクリックするだけで非表示と再表示できます。
私は、エクセルで行や列を隠したいとき、ショートカットメニューの非表示を使っていました。
しかし、アウトライン機能を知ってからは、ショートカットメニューは使わなくなりました。
非表示と再表示が簡単になるだけでなく、非表示部分にボタンが表示されるのでどこが隠れているのかすぐにわかるからです。
アウトライン機能を使いこなせば、あなたのエクセル作業がスピードアップします。
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エクセルで行列の非表示と再表示はボタンをワンクリック
エクセルで行列を非表示や再表示させるには、アウトラインの設定をするとボタンをワンクリックのみで簡単にできるようになります。
私は、アウトライン機能を知る前はいつもショートカットメニューから非表示と再表示させていました。
しかし、このアウトライン機能を知ってからは、いつもアウトラインを設定してボタンを表示させるようになりました。
アウトライン機能を使うほうが、断然効率よく作業できるからです。
非表示と再表示はアウトライン機能を使うと簡単
エクセルで行列の非表示と再表示はアウトライン機能を使うと簡単にできます。
でも、アウトライン機能について詳しく知らないなあ
ここでは、列にアウトライン機能が付いている場合を例にしてアウトライン機能の使い方を説明していきます。
図を使って、詳しく解説しますので確認してくださいね。
下の図はAからB列とDからE列、そしてAからF列にそれぞれアウトライン機能がついています。
シートの外のアウトラインに、隠れる部分を表すラインとボタンがあります。
ボタンは非表示部分の隣の列に表示されるため、ボタンの下にある列は非表示できません。
マイナスボタンを押すと、設定されている列が折りたたまれ非表示になります。
C列の上にあるマイナスボタンを押すと、ラインの表示されていたAB列が非表示になりC列だけが表示されていることを確認してください。
AB列が非表示になったので、マイナスボタンはプラスボタンに変わりました。
非表示になったAB列を再表示したいときは、プラスボタンを押すと再表示されます。
ボタンのある列は非表示にならないので、連続してアウトラインを設定することはできません。
つまり、上の表を例にとると、AB列、CD列でひとつずつアウトラインを設定できないのです。
途中で集計など表示させたい列のある表は、アウトライン機能をより便利に使えますよ。
アウトラインに階層をつけると色々なまとめ方ができる
アウトライン機能には階層を付けることもできるのです。
階層をつけると、より充実したエクセルの使い方ができるようになりますよ。
その方法について、これから説明していきましょう♪
下の表は、AB列、DE列の上にAからF列にアウトラインの階層がついています。
C列、F列の上にあるマイナスボタンを押してみましょう。
AB列とDE列が非表示になり、C列F列G列は表示されているままです。
この状態でG列の上のマイナスボタンを押してみましょう。
C列F列が非表示になり、ボタンがついているG列のみ表示されます。
このように階層を付けると、ひとつの表でも色々なまとめ方ができるのでおすすめです。
私は、よく一つの表に階層をつけて、階層ごと非表示や再表示をして集計データの分析をしていました。
ワンクリックで表示させるデータが変えられるので、見やすくて分析しやすかったです。
階層を利用しないと、非表示にした表をそれぞれどこか別の場所に貼り付ける必要があるので余計な手間がかかってしまいますよ。
非表示と再表示はアウトライン番号をクリックしてできる
アウトラインには左にアウトライン番号がついていて、左クリックすると非表示と再表示できます。
すべて表示されている状態で1番上部にあるアウトライン番号1を押しましょう。
AからF列までが非表示となり、G列のみ表示されます。
アウトライン番号3を押すと、AからF列が再表示されるので確認してください。
すべて表示された状態でアウトライン番号2を押すと、C列F列G列のみ表示されます。
その状態で、アウトライン番号3を押すとすべて再表示されます。
私は、大きな表を使っているとき右端に表示されるマイナスマークを探すことが面倒でした。
そのような時はアウトライン番号を使うと、探す手間がはぶけて楽々作業できます。
行のアウトラインについても使い方は列と同じです。
プラスボタンとマイナスボタンで非表示再表示できますし、階層もつけられますよ♪
エクセルでアウトラインにボタンを表示させる方法
アウトラインにボタンを表示させるにはデータタブのグループ化を実行しましょう。
私は、ショートカットメニューの非表示と再表示を使うことに慣れていたので、アウトライン機能を使い始めたころは、設定に少しとまどいました。
物覚えの悪い私は、どこのタブにどの機能があるかわからなくなってしまうのです。
えーと、どこにあるんだけ？
データタブだよ!
何度も使えば、すぐに指が動くようになるので慣れるまでは繰り返し使ってくださいね。
データタブのグループ化する方法以外に、ショートカットキーを使う方法も解説します。
データタブのグループ化を実行してボタンを表示
エクセルシートにアウトライン機能を設定するには、データタブのグループ化を実行しましょう。
それでは、列のグループ化について図を使って解説していきます。簡単3STEPですので、実際にエクセルを操作しながら作業してみてください。
①非表示にしたい列を範囲選択する。
②データタブを左クリック。
③アウトラインセクションのグループ化を左クリック
①A列B列にアウトライン機能をつけるためにグループ化しましょう。まずA列とB列を範囲選択してください。
A列の列番号にカーソルを持っていき下矢印になったら左クリックして、そのままB列までマウスを動かせば範囲選択できます。
②上部に表示されているリボンの中から、「データタブ」を左クリックしましょう。
③「アウトラインセクション」に表示されている「グループ化」を左クリックしてください。
A列B列のアウトラインにラインが表示され、C列にマイナスボタンができました。
このグループ化する方法は行についても同じ操作でできますよ。
非表示にしたい行を範囲選択して、データタブを左クリック、アウトラインセクションの中からグループ化を左クリックすれば、ボタンが表示されます。
「アウトライン」や「グループ化」は、聞きなれないフレーズですよね。
私も初めは非表示や再表示と関連づけて覚えるのが大変でした。私は、ひたすら使って覚えましたよ♪
グループ化を実行するショートカットキーを解説
グループ化を設定するショートカットキーは、Shift＋Alt＋右矢印です。
コマンドの実行には、なるべくショートカットキーを使いたいという方も多いと思います。
私もその一人で、手をマウスに持ち替えると、作業のリズムが崩れて集中力が切れてしまうのです。
アウトラインの設定もショートカットキーがありますので、試してください。
①非表示にしたい列を選択。
②キーボードのShift＋Alt＋右矢印を同時押し。
①AB列をグループ化しましょう。A列の列番号にマウスのカーソルも持っていき、下矢印になったら左クリックしてください。
そのまま、B列までマウスを移動させ、指を離します。
AB列の色がグレーに変わり、選択できていることを確認してください。
②キーボードのShift＋Alt＋右矢印を同時に押しましょう。AB列にアウトライン機能が付きました。
タブを探す必要がなくなるので、覚えてしまえばショートカットキーで実行するほうが簡単なのでおすすめですよ。
この方法は行についても同じ操作でできるので試してみてください。
非表示にしたい行をドラッグして範囲選択した後、キーボードのShift＋Alt＋右矢印を押せば完了です。
エクセルでボタンを一括で解除する方法を解説
ボタンを一括で解除する方法は、データタブの「アウトラインのクリア」で実行しましょう。
一度すべてのアウトラインをリセットしたいとき、一括でボタンを解除できないと時間がかかります。
私は、せっかちなので一括で解除する方法が分からなかったとき、個別で解除することにイライラしていました。
エクセルはひとつの作業について、色々な方法を知ると引き出しがどんどん広がっていって、作業時間が短くなります。
そのためにはひたすら使って慣れるしかないので、毎回同じ方法ではなく違う方法で試してみることがおすすめですよ。
アウトラインのボタンを一括で解除する3STEP
アウトライン機能は、データタブのアウトラインのクリアを実行すると一括で解除できます。
アウトラインのボタンを一括で解除する方法は3STEPでできます。
①データタブを左クリックする。
②アウトラインセクションのグループ解除ボタンの下矢印を左クリックする。
③アウトラインのクリアを左クリックする。
①現在AB列DE列そしてAからF列にアウトライン機能がついています。
上部に表示されているリボンから、データタブを探して左クリックしましょう。
②アウトラインセクションが出てきたことを確認してください。グループ解除ボタンの右にある下矢印の部分を左クリックします。
③ドロップダウンメニューに出てくるアウトラインのクリアを左クリックしましょう。一括でアウトラインのボタンが解除されました。
アウトラインのクリアボタンの場所さえ覚えてしまえば、簡単です。
私は、複数のアウトラインをつけている表で、アウトラインをすべて削除して元のエクセルシートの状態に戻す作業をよくしていました。
そのような時は、一括で解除できないと手間がかかってしまうので、アウトラインのクリアを実行しましょう。
ただし、一括で解除すると、戻るボタンは無効になりますので注意してくださいね。
個別でアウトラインのボタンを解除する方法2選
ひとつひとつのアウトラインのボタンを個別で解除する方法は2つあります。
データタブの中からグループ解除する方法と、Shift＋Alt＋左矢印のショートカットキーを使う方法です。
アウトラインを複数付けていない場合は、個別で解除する方法を覚えましょう。
こちらの方法は設定と同じタブから解除できるので、セットで覚えたいですね。
①解除したい部分を列単位、行単位で範囲選択する。
②データタブを左クリックする。
③アウトラインセクションのグループ解除ボタンを左クリックする。
①現在AB列と1行目から2行目にアウトライン機能がついています。AB列のアウトライン機能のみ解除しましょう。
A列の列番号の上にマウスのポインタを持っていき、下矢印になったら左クリックします。そのままB列までマウスを移動させて指を離しましょう。
AB列が範囲選択され、グレーに色が付いていることを確認してください。
②シートの上部に表示されているリボンの中からデータタブを左クリックします。
③アウトラインセクションに出ているグループ解除ボタンを左クリックしてください。
AB列についていたアウトライン機能のみ、解除されました。
私は、はじめのころはアウトラインセクションを見つけるのにとまどいました。
リボンの右側にあるので少し見つけにくいかもしれません。慌てず落ち着いて探してみてくださいね。
続いての方法は、キーボード操作のみで作業が完了します。
①解除したい部分を列単位、行単位で範囲選択する。
②キーボードのShift＋Alt＋左矢印を同時押し。
①AB列と1行目から2行目にアウトライン機能がついている図で説明していきますね。今回もAB列のアウトライン機能のみ解除しましょう。
A列の列番号の上にマウスのポインタを持っていってください。
マウスのポインタが下矢印になったら左クリックして、そのままB列までマウスを移動させたら指を離しましょう。これでAB列が選択できました。
②その状態で、キーボードのShift＋Alt＋左矢印を同時に押すと、AB列のアウトライン機能のみ解除されます。
理想は、何も考えずにショートカットキーで作業できることですね♪
説明しましたこの2つの個別でボタンを解除する方法は、戻るボタンでひとつ前に戻れます。
ボタンで非表示と再表示できないときの対処法
アウトライン機能で非表示または再表示するためのボタンがでてこないときは、データタブのアウトラインセクションから設定する必要があります。
アウトライン機能を設定したのに、ボタンが表示されないと困りますよね。
ボタンが表示されないなら、意味ないなあ
そのようなときは、データタブの設定を見直しましょう。作業時間は1分です。
①上部に表示されているリボンから、データタブを左クリックします。
②アウトラインセクションの右下に表示されている矢印を左クリックしてください。
③設定ポップアップウィンドウが開きます。集計行または列の位置の「詳細データの下」「詳細データの右」共にチェックを入れOKを押します。
この対応で、ボタンが表示されるようになります。
お困りの際は、まず設定ポップアップウィンドウを開いて、チェックが入っているかどうかを確認してくださいね。
私は、エクセルを使い始めたころ、コマンドがうまく作動せず思い通りに使えないことがよくありました。
その場合、時間をかけて原因を探す必要があるのですが、とても面倒で嫌でした。
しかし、ひとつひとつ丁寧に対応していくと、エクセルのレベルアップにつながります。
トラブル対応もエクセル作業には必要不可欠ですので、恐れずにどんどんこなしていきましょう。
アウトラインとショートカットメニューの非表示との違い
アウトライン機能とショートカットメニューの非表示との最大の違いは、非表示と再表示の繰り返しが簡単なことです。
エクセルで行列を非表示にする方法は、アウトライン機能のほかに右クリックのショートカットメニューからもできます。
非表示にしたい行列を選択し、右クリックのショートカットメニューから非表示を左クリックする方法です。
私は、アウトライン機能を知るまで長い間ショートカットメニューから非表示と再表示していました。
アウトライン機能を知ってからは、ショートカットメニューの非表示と再表示はほとんど使っていません。
私には、ショートカットメニューの非表示と再表示と比べて、アウトライン機能のほうがメリットが多いからです。
＜ショートカットメニューと比べた時のアウトライン機能のメリット＞
私は以前仕事でエクセルを使用していた際、非表示と再表示は同じ部分に設定を繰り返していました。
アウトライン機能は一度設定してしまえば、表示されるボタンを押すだけで繰り返せるので作業が効率化し、非表示部分もひとめでわかり探す手間が省けます。
階層をつければ、ボタン一つで色々な表現ができるので何度も表を作り直す必要がありません。
右クリックのショートカットメニューから行う非表示は、繰り返し非表示と再表示するときも毎回設定が必要です。
また、非表示部分が分かりにくいので、複数を再表示したいときは探す手間がかかります。
＜ショートカットメニューと比べた時のアウトライン機能のデメリット＞
ショートカットメニューは右クリックすれば出てくるので、それと比べるとアウトラインの設定や解除は方法を覚えるまでは難しいかもしれません。
しかし、ショートカットキーをつかった設定と解除の方法を覚えると簡単にできます。
また、階層をたくさんつけすぎると、かえって扱いが煩雑になります。多くても階層は2つくらいまでが扱いやすいですよ。
私にはデメリットよりメリットのほうが多いので、行列の非表示と再表示にはアウトライン機能を一番におすすめします♪
右クリックのショートカットメニューを使った行列の非表示と再表示の方法は、下の記事で詳しく解説しているので参考にしてくださいね。
まとめ
- エクセルでアウトライン機能を設定するとプラスボタンで再表示、マイナスボタンで非表示がワンクリックでできる。
- アウトラインに階層を付けると、ひとつの表で色々なまとめ方ができる。
- アウトラインの左に表示されるアウトライン番号をクリックしても非表示と再表示ができる。
- アウトライン機能を設定してボタンを表示するためには、データタブのグループ化を実行する。
- グループ化の設定は、Shift＋Alt＋右矢印のショートカットキーが使える。
- ボタンを一括で解除するには、データタブの「アウトラインのクリア」をクリックする。
- アウトラインを個別で解除するには、データタブからグループ解除を実行する。
- Shift＋Alt＋左矢印のショートカットキーを使っても、アウトラインを個別で解除できる。
- 非表示と再表示させるボタンが表示されないときは、データタブのアウトラインの設定を見直す。
- アウトライン機能はショートカットメニューの非表示再表示と比べて、繰り返し設定する必要がなくなり、非表示部分が探しやすいのでメリットが多い。
エクセルで行列の非表示と再表示を繰り返すときは、アウトライン機能を設定するとボタンをワンクリックするだけでできます。
エクセル初心者の方でも、設定や解除も簡単ですぐできるようになりますよ。
ショートカットメニューの非表示より、アウトライン機能を使うほうがおすすめです♪
繰り返し同じ場所を非表示と再表示するときや、非表示の場所を探す時間を短縮できます。
アウトライン機能のボタンを使いこなして、エクセル作業の効率をあげましょう。
エクセルはもちろん、しっかりOfficeスキルを身に着けたい方は初心者から学べるオンライン学習講座もありますよ！
＼1,000名以上の初心者がOfficeスキルを習得！／
