文章と文書の違いを簡単解説‼︎文章力を上げる方法もご紹介します

文章は思想や感情を表現した文の連なりを指し、文書は参照を目的とした紙や電子メディアなどの媒体を指します。

今回は特にビジネスでよく使われる文章と文書の違いについて調べました。

職場などで似たような単語が出てきた時、その違いがわからず困ったことはありませんか?

私はお恥ずかしながら会社員時代に使用と仕様を間違えて使い、先輩に怒られたことがあります。

文章と文書も一見すると同じ言葉に見えますが調べてみた結果、両者には歴然とした違いがありました。

文章に関する基本的なことを知れば、資料や報告書などがスムーズに作成できるようになりますよ。

今回は文章力を上げる方法や就職に役立つビジネス文章検定についても調べました。

私のように公の場での使用時に困らないよう、文章と文書の基本をおさらいしましょう!

文章と文書の違いについて具体的に解説

文章は小説や詩などの感情や思想を表現している文を連ねたものを指します。そして文書は報告書や手紙など参照を目的として記述された文章の媒体のことを指します。

文章と文書の違いを説明するにはまず、文とは何かについて説明する必要があります。

文とは主語や述語などを1語以上使用した言葉で、最後に句読点「。」がつくものです。例えば下記のような文章になります。

文は「あ」などのひらがな1語だけや、「野菜」などの1単語だけでは文と呼びません。

そして、この文が連ねられたものが文章になります。分かりやすく例えると下記になります。

上記の文章を言い換えて「今日は朝ごはんがパンだったから、お昼ご飯はおにぎりにしよう。」となると、これは文になり文章とは呼びません。

文が1つだけでも文章になる言う説もありますが、ほとんどは文が2つ以上連なっているものを文章と呼びます。

文章として判別されるものや、使い方の例は下記になります。

そして、対する文書はその文章などが記載された紙や電子ファイルなどの媒体を指します。使い方の例としては下記になります。

文書は文章が記述されているだけではなく、箇条書きや図や表などが記載されている場合もあります。

私は文書と聞いて、どちらかというと公的な固いイメージを持っていたいので、報告書やレポートといった意味合いを想像していました。

しかし手紙も文書に分類されるとのことで、驚きました。確かに紙に書かれた媒体であることは間違いありませんね。

またメールやエクセルなどの電子ファイルに記述されたものも入るので、文書のイメージが一気に広がりました。

日本語だと文章と文書の違いは少し分かりづらいかもしれませんが、英語に訳すると全く違うものであることが分かります。それぞれの英語表記は下記になります。

文章	sentence（センテンス）
文書	document（ドキュメント）

確かにPCを扱う際にマイクロソフトなどでドキュメントファイルを開くなどと言いますよね。

また英語を習うときに学校の教科書にセンテンスという言葉もよく出てきました。

私は日本語の文章と文書の違いを判断するよりも、こちらの英語表記の方が違いが分かりやすく感じました。

文面や書面は感情や趣旨などを意味する

文面は一連の文章に含まれる雰囲気や感情などを表しています。また書面はその書類が提示している主旨や内容を指しています。

こちらも例文があるとわかりやすいので、まず下記を参照してください。

文章で使用している単語や語尾など、全体的な雰囲気から感情のようなものを読み解いたものが文面になります。

文章が文の連なりを指すことに対して文面は使われている漢字から見てわかるように、その文章の面（つら）である表情を表しています。

書面も先に下記使い方の例文を見た方がその意味が理解しやすくなります。

文書が紙や電子ファイルの媒体のみを指すのに対し、書面は文書に書かれている趣旨や内容、事柄までを指します。

また書面は文書の意味としても使うこともできますので、文書よりも広く使われやすい言葉と言えるでしょう。

文面や書面は文章や文書とその意味を一緒にされやすい単語です。だからこそしっかりその意味をマスターして使いこなしましょう。

私は小学生の頃、引っ越してしまった友達と手紙や交換日記などのやりとりしていました。

手紙の文面から友人が楽しそうだったり悲しそうだったりするのがわかるのでいつもワクワクしながらやりとりをしていたことを思い出します。

今は、ラインやメールなどに取って代わってしまいましたが、それでも文面だけで親しい間柄なのがわかるのは楽しいですよね。

文面と一口に言いますが、単語や使われている言葉遣いなどで相手の様子が読み取れるので読み手としてはとても面白いです。

文章の構成はPREP法を活用すると便利

文章を構成する際に使用したいのがPREP法です。どのような手法なのかを詳しく説明したものが下記になります。

ビジネスなどの文章作成において一番大事なことは結論を最初に提示することです。その後に原因や詳細などを伝えます。

ですので、すぐに文章を書き出すのではなくその前に結論や自分が最終的に伝えたことは何かをまずは考え、あきらかにしましょう。

その後に、最初に考えたその結果の原因や理由などの詳細や例えを提示し、そして最終的に再度結論を示します。

良い文章作成というと、小説などによく使用される起承転結といった構成を思い浮かべる方も多いと思います。

しかし、起承転結はビジネスや日常生活おいては一番伝えたい結論を先延ばしにするためあまり効率の良い方法とは言えないでしょう。

結論は先という構成は、紙などの書面のほかメールや口頭においても同様の形で伝えていく方が良いでしょう。

私は社会人になりたての頃、このビジネスシーンにおいては結論が先ということをわかっていませんでした。

ですので昔、お客様と話している最中に「で、結論は?」と言われて相手を苛立たせたことがあります。

当たり前ですが、先輩から結論が先だと優しく教えてもらえなかったのです。自分で体験して恐ろしい思いをして覚えましたね。

しかしその後、そのお客様から社会人として成長したことを褒めてもらえることもありました。

ですので、今では大事なお客様を苛立たせてしまったという苦い経験も良い思い出になっています。

しかし、社会人になる前にこのような基本的なことを覚えていたら苦労はしなかったのにと、あの頃を振り返って思うこともあります。

また、この頃の連絡手段としては電話よりもメールの方が主流ですよね。

メールの場合、開封前に必ず見るタイトルや件名に最終的に何を伝えたいのかを記載することが大事になります。

例えば、お礼や会議の時間指定などが件名の内容として挙げられます。件名の例として下記のような内容があります。

上記のように短く、また簡潔かつ明瞭にメールの件名を入力しましょう。特に相手はたくさんのメールの中からあなたのメールを開くのです。

たくさんのメールを受け取っている相手は件名だけでそのメールの開封を急いで開封するか落ち着いてから開封するか決めます。

ですので、メールにおいては件名にて結論を提示するのは必須と言えるでしょう。

件名に「お疲れ様です」や「会議の件」などの内容不明やその一文だけでは分からない表現の文言は避けましょう。

私が会社員時代、個人宛や部署全体を通して大事な用事や通達に至るまでの全ての連絡がメールで来ていました。

毎日100通近いメールを受け取っていた時期もあり、あっという間に未読が溜まって、毎日未開封のメールの山に埋もれて仕事をしていました。

その際にもやはり一番重要かつ、急ぎのメールを瞬時に判断するために件名を頼りに判断していましたね。

あなたの大事なメールが他のメールに埋もれてしまわないように、特に件名でしっかり内容を伝えるようにしましょう。

押さえておきたい文章力を上げる方法6選

ビジネスシーンだけではなく普段の生活から文章力を上げたという方は多いのではないでしょうか？

私はすぐに幼稚な言葉を使ってしまい恥をかいてしまうタイプなので、効率よく文章力を上げれたら助かるなと思いました。

そこで特にこのポイントさえ押さえれば、誰でも簡単に文章力を上げられるという方法はないかと調べました。

結果、誰にでもおすすめできる文章力が上がる方法6つをピックアップしました。それを簡単にまとめたものが下記です。

細かく伝えるともっとたくさんの注意事項がありますが、今回は特に大事なことを6つに絞りました!

どれもすぐに実践可能なものばかりですので、ひとつずつ詳細をチェックしていきましょう。

最初に必ず自分の結論とは何かを考えて書く

まず文章を書くうえで一番大事なのは結論です。文章の始まりには結論を必ず持ってくるようにしましょう。

これは、文章だけではなくて上司への報告や届出の場合などにも同じことが言えます。

特にビジネスシーンなどにおいては、伝えたい相手は忙しく時間がないことを前提に考えましょう。

最初に結論を持ってくることで、相手の時間を無駄に奪うことなくスムーズに相手から理解を得られます。

文章の書き方によってはいくら大事な事柄がそこにに書いてあったとしても、最初だけ読んで後を読んでくれないこともあります。

ですので、必ず大事な結論は先延ばしにせずに最初に伝えるようにしましょう。

私は関西人なのでついつい話の結論を先延ばしにしてしまう癖があります。いわゆるオチというやつですね。

友人や知人相手の場合にはオチを最後に持ってきても構いませんが、人によってはオチが最後だとイライラする人もいます。

実は私の主人はオチを最後に持ってくるとイライラするタイプなので、話をする時は先に結論を伝えるようにいつも気をつけています。

また家庭やプライベートとは別に、仕事の場面では社会人として結論を優先するのは知っていて当然の知識として見られます。

ビジネスでの会話で大事なのは人をワクワクさせる面白い話ではなく簡潔で明瞭な報告や連絡です。

その時々のTPOを弁えて文章作成や会話するように気をつけましょう。

一文一義を意識して短く簡潔な文章を作ろう

一文一義とは一文に対しての意味は一つだけにするという意味です。下記例文にて説明します。

上記の文の場合1文の中に「明日」は「休み」であるとともに「ドライブに行く」という2つの意味が含まれているのがわかります。

このままでも意味は通りますが、この文章をもう少し整理して一文一義に直したのが下記になります。

上記文の方が読み手としては簡潔で読みやすい文章になります。より簡潔に短い言葉で自分の趣旨を伝えるようにしましょう。

また、主語と述語をしっかり紐付けて文章を書くことも分かりやすい文章を書く要因になります。

主語と述語の関係と言われても学生時代に習ったまま忘れている方も多いと思います。ですので先に主語と述語の説明からします。

主語に対して、どうする、どんなだ、なんだと説明するのが述語になります。下記例文を見てください。

主語	述語
私が	話す
犬は	可愛い
彼は	学生だ
山は	緑色だ

上記例文でわかる通り、この主語に対しての述語が読み手にしっかり伝わると分かりやすい文章になります。

そして、下記は主語と述語が分かりにくい文の一例になります。

上記文章でも通じますが、一見みると趣味が何であるのかが分かりません。

主語である「私の趣味」と述語である「料理」をしっかりと紐つけて文を整理すると下記になります。

私もそうなのですが、頭で色々と言葉が浮かぶままに文章を作ってしまうとついついこんな文章になりがちですよね。

一度書いてから再度改めて文章を見直すことで、読みにくいか読みやすいかなどわかってきますよ。

私もよく英語直訳文のような「明日はごろごろしよう土日だから家で」などと訳のわからない文章を作ってしまうことが多々あります。

一度書いた自分の文章を冷静な目で客観的に見直す力も必要ですね。

情報収集をしっかりして文章の信頼性を高める

文章を書くうえで、結論に対する情報収集をしっかり行う必要があります。

結論がわかっても、それに対して信憑性をともなう情報が含まれていないと、一生懸命書いた文章も信用されません。

またプレゼン資料など書き出して見たものの文字数が全く書けないといった場合も同様で、情報が欠けているからという理由が多くあります。

その場合も再度内容の情報収集をし、結論に対しての補足や詳細などに関して知識を得るようにしましょう。

ただ情報収集は非常に大事ですが、逆に無駄に時間をかけて必要のない事柄にまで深く情報を収集しすぎてしまうことも注意しましょう。

私は何かを始める時はいつも情報収集をしっかり行います。しかし情報を収集し出すと不安になってどんどん深く調べてしまう悪い癖もあります。

そのために、今まで行動が遅くなったり提出期限が短くなってしまって焦ることも度々あります。

情報収集はもちろん大事ですが、それよりもやらなければいけないことを先に始めることも大事です。

私のように不安だからといって、ただの情報収集マニアになってしまわないように注意してくださいね。

先に構成を考えてから文章を書き出す

文章を書く前に、必ず先に構成を考えるようにしましょう。

構成を考える上で役立つのはPREP法です。それを使って結論、理由、例、結論の順になるように構成を考えましょう。

個人の手紙やメールでは自分の伝えたいことを思うがままに伝えても大丈夫です。しかしそれが対仕事関係への連絡や報告となるとそうはいきません。

仕事で自分の伝えたいことを思うがままに書いていては、結果結論を後回しにしたり、詳細が先に来て読みにくといった恐れがあります。

文章を書く前に必ず簡単に構成を考えてから、書き出すように意識しましょう。文章を型にはめて上げるだけで格段に読みやすくなりますよ。

また、もっとシンプルに概要、詳細、まとめの構成になるSDS法を使って最初に構成を考えてもいいでしょう。

SDS法を使うとより簡潔に物事を伝えられますので、文章表現だけではなく口頭で何か伝える時にも役に立つでしょう。

私は今まで構成など考えずに文章を作成していたので、勿体ぶった言い方が多くよく相手をイライラさせていました。

しかしPREP法を知ってからは、この順番で構成を先に考えられるようになり文章作成が楽になりました。

一定の型のようなものを知っていれば、後は自分で難しく考えなくても楽に文章が組み立てられるようになりますよ♪ぜひ参考にしてくださいね。

小学生でも分かる伝わりやすい言葉を使う

文章が上手な人の特徴において、誰でもわかりやすい表現を使っているという共通点があります。

文章力がある人というのは一見して難しい言葉や単語を駆使できる人という印象を持つ方も多いと思います。

しかし本当に文章力のある人というのはその言葉の表現を相手によって使い分けのできる人のことを指します。

例えば下記例文の場合、文章を理解できる人はとても少ないと思います。

難しい言葉や単語を使うと一見して、高尚な文章が書いているように見えます。

しかし、文章において本当に大事なのは読み手に分かりやすく理解されることです。

難しい表現は避けて、分かりやすい文章で相手に伝えるようにしましょう。上記例文を分かりやすくすると下記になります。

より分かりやすく、なるべく小学生でも分かる文章にすることが文章上達の鍵と言えるでしょう。

また、修飾語が分かりづらいということもなくすようにしましょう。

修飾語とは主語と述語以外の言葉で、「どのような」や「どこで」「何を」などを表現している言葉です。簡単に例を表にすると下記になります。

主語	修飾語	述語
彼が	楽しそうに	笑った
犬は	茶色くて	可愛い
彼女は	賢い	学生だ
山は	美しい	緑色だ

下記の文はその修飾語が分かりづらい例文になります。

上記文の場合、「私」は「お父さん」と二人で「お母さん」について話したと読み取れます。

しかし反面、「私」は一人で「お母さんとお父さん」について誰かに話したとも読み取れます。

読み手に対してどちらになるのかをしっかり分かりやすく提示した上で直した文章が下記になります。

読み手が受け取りづらい表現や、間違えた解釈で捉えてしまう表現は避けるようにしましょう。

述語や修飾語は私の息子が低学年の時に小学校で教えてもらっていた記憶があります。

大人になってから日常生活で使うことがなかったのですっかり忘れていましたが、今回改めて復習できました。

口語的な砕けた表現や曖昧な表現は避ける

ビジネスで文章を作成する場合は明確で固い表現が大事になります。ですので、書き言葉で文章を書くようにしましょう。

言葉には書き言葉と話し言葉という2種類の言葉があります。

書き言葉は書くときに使われる言葉で固い表現です。一方話し言葉は日常的な会話でよく使われる言葉で優しい表現になります。

下記は代表的な書き言葉と話し言葉について表にまとめたものです。

書き言葉	話し言葉
伝えられない	伝えれない
話している	話してる
やはり	やっぱり
非常に	とっても

書き言葉と話し言葉で代表的な違いに「ら抜き言葉」や「い抜き言葉」などがあります。表の上2つがそれにあたります。

近頃はメールの文面によっては相手がどのような人物であるのか察しがついてしまう時代です。

一度も会ったことがなくても、自分が使う言葉によって相手に非常識な人間として認識されてしまう場合もあります。

ついつい使いがちな話し言葉ですが、メールやビジネス文章においては使わないように注意しましょう。

また大きいや少ない、昼からなどの曖昧な表現も避けるようにしましょう。ビジネスにおいては明瞭で的確な文章が必要になります。

伝えたい事項の内容について数字などを知っている場合は、2000mmやPM13時など数値を使って文章を作成するようにしましょう。

ビジネスシーンとはまた違いますが、私は子供たちに何かしてほしいことを伝える時はいつも具体的に伝えるように意識しています。

例えば「早く家を出たい」や「きちんと手を洗って」などという曖昧な表現は子供たちには通じません。

子供たちには「早く」がどれぐらい早くなのか、「きちんと」とはどんな状態なのかが分からないからです。

「早く家を出たい」と伝えたい時には時計の針が何時になったら家を出たいという言葉を使います。

また「きちん手を洗って」の時には石鹸を使って、最後はヌメヌメしないぐらい手を水で流して。などと伝えるようにしています。

自分の中でどのぐらいかわかっていても具体的に言葉にしないと相手には伝わらないことがたくさんあります。

100%の理解はもちろん無理ですが、少しでもお互いが気持ちよく理解し合えるようにしたいですね。

ビジネス文章検定を受けてスキルを上げる

効率よくビジネス文章のスキルを上げたい場合には、文章検定へ応募してみるのもおすすめです。

検定を受けるという名目があり、目標に向かって勉強するので文章力はもちろん上がります。

また、級として目に見える形で文章スキルがわかるので、転職や就職などにも有利です。

実務技能検定が主催する、ビジネス文書検定は夏と秋の年2回テストがある検定です。

階級は1級から3級まであります。とりあえず2級以上のレベルを持っていれば良いとされています。

検定を受験すると、ビジネス文書の基礎となる用語や定型文、敬語表現などが体得できます。

試験は級を一つづ受けることもできますし、違う級を同時に受験することもできます。お値段は下記になります。

1級	5,800円
2級	4,100円
3級	2,800円
1・2級	9,900円
2・３級	6,900円

1級の最終試験では実際にビジネス文章を作成するといった出題もあります。社会人にとって実践的で役立つ知識が得られます。

少しでもビジネススキルとして文章上達を目指すのであれば、受けておいても損はない検定と言えるでしょう。

検定と聞くと仕事をしながら勉強は難しくてできないと思う方も多いかもしれません。

しかし検定を受けることで仕事に対して意欲的なことを会社へアピールできますので、たとえ落ちたとしても勉強して損することはないでしょう。

仕事に役立つ検定ではありませんが、私は社会人になってから運転免許を取りに行ったことがあります。

上司や先輩、同僚に応援されながらなんとか必死で免許を取得できました。

応援されているので簡単には落第できないという緊張感も加わり、手に汗握りながら頑張った思い出があります。

これが仕事に関することならばなおのこと上司や先輩、同僚や後輩からも応援されて勉強に意欲的になれます。

取得した検定を武器にして、就活や転職にも活かせるので一石二鳥だと思いますよ♪

まとめ

• 文章と文書の違いは、文章が小説や随筆などの思想や感情などが書かれた文の連なりを意味し、文書は届出や報告書、手紙に代表される文章などが書かれた紙や電子ファイルなどの媒体を意味する。
• 文面とは書かれている文章の言葉や語尾から書き手の心情や感情を読み取ることを言う。例文としては「文面から彼の怒りの感情が伝わる」などがある。
• 書面は文書の内容や趣旨などを指す。文書として表現される場合もある。例文としては「重要事項は書面にてお伝えいたします」などがある。
• 文章の構成は先に結論を持ってくる、結論、理由、例、結論の構成になるPREP法の活用がおすすめ。
• 文章力を上げるには、誰に何を伝えたいのかを明確にして必ず結論を先に提示する。
• 文章を読みやすくするために、1文に対してひとつの意味という一語一義を大事にして、簡潔かつ明瞭に文を書いていく。
• 文章の最終的な結論に信憑性を持たせるために情報収集をしっかりと行う。
• 文章を書き出す前に必ず構成を考えてから文章を書く。その際にはPREP法やSDS法などを使って伝わりやすい構成を考える。
• 難しい言葉を使わず小学生でも理解できる文章を心がける。しかし決して話し言葉などの砕けた表現は使わずに必ず書き言葉である固い言葉遣いにすること。
• 効率的に文章力を上げたい場合には、実務能力検定協会が主催するビジネス文章検定を受験するのも良い。検定では基礎となる用語や定型文、敬語表現などが身につけられる。

大人になると日々の雑用に忙しく、日常的によく使う言葉について調べる機会がありません。

間違ったままで覚えていて、そのまま子供に聞かれて教えてしまう失敗も恥ずかしながら私はよくあります。

しかし、大人だからこそしっかりとその意味や内容を調べて、正しく使うことが必要であるのだと思いました。

特に社会人になって職場などで恥をかかないためにも、基本的なことをしっかりと理解して仕事に臨みたいですね。

この記事を読んで改めて文章と文書について正しく理解し、職場などの仕事の場面で役立てていただければ嬉しいです♪